La guía definitiva para organizar tu lista de tareas

Dos listas

En primer lugar vamos a necesitar dos listas de tareas principales:

  1. Una lista general de tareas, donde vas a apuntar todo lo que tienes pendiente para hacer. Necesitas tenerla siempre a mano, así, cuando surja algo nuevo lo puedes apuntar inmediatamente.
  2. Una lista de tareas para hoy.

Aparte, también puedes tener una lista mensual y una semanal, obviamente, pero estas dos son las más importantes.

Organiza la lista general

Las tareas de tu lista general márcalas con los signos “urgente” e “importante”. Esto te permitirá dar más efectivamente un orden de prioridades a tus quehaceres. El orden que yo más te recomiendo es el siguiente:

  1. Importante y urgente.
  2. Importante.
  3. Urgente.
  4. No importante y no urgente.

Además, apunta cuánto tiempo aproximadamente te va a llevar cada tarea. Aquí es mejor ser lo más pesimista posible, si crees que algo te llevará una hora, apunta una hora y media. Esto te evitará el estrés de la presión de tiempo. Si después te sobra esa media hora siempre podrás dedicarla a otra cosa, pero más vale prevenir.

Las tareas complejas

En el caso de las tareas complejas que consisten en varios pasos, es mejor desgranarlas en “minitareas”. De esta manera, por un lado, te sentirás menos abrumado por esa tarea tan engorrosa, y, además, podrás calcular mejor cuánto tiempo te va a llevar completarla. Piensa cuánto necesitarás para completar cada “minitarea”, suma los tiempos y añade media hora o, por lo menos, un cuarto de hora de margen. Por otro lado no tienes porqué completar todos los pasos de una vez, puedes completar esa tarea compleja en varias tandas repartidas en varios días, por ejemplo.

Elige con cabeza las tareas para cada día

Todos los días vamos a escoger tareas de nuestra lista total para hacer ese día. Esto puedes hacerlo mientras desayunas o el día anterior por la noche. Hay que elegir con cabeza la cantidad de tareas para un día, ya que tienes que comprometerte a realmente completarlas todas, sin posponer. Por ejemplo, si sabes que vas a estar todo el día fuera, porque tienes médico y además tienes que ir a la oficina y después tu hija va a actuar en una obra de teatro (a la que por su puesto que tienes que asistir), obviamente no vas a poder pasar cuatro horas restaurando un mueble de casa, porque, a no ser de que no duermas, no te va a dar tiempo. Mejor adjudicale a ese mueble un día en el que tengas la mañana o la tarde libre.

De esas tareas dos o tres serán tareas clave, es decir, tareas que necesitan más energía, esfuerzo o tiempo por nuestra parte y/o son particularmente importantes. Ubica las tareas clave en momentos estratégicos del día, en los que sabes que estarás más productivo.

Las tareas repetitivas

Hay una categoría de tareas que no entra en este sistema: las tareas repetitivas que no son particularmente importantes pero que tenemos que hacer de todas formas, como, por ejemplo, tareas del hogar, bañar al perro, leer el e-mail, etc. Este tipo de tareas tenemos que agruparlas lo máximo posible y reducir el tiempo que empleamos en ello. Lo mejor es adjudicarles un tiempo específico del día, que va a ser todos los dias el mismo, de forma que simplemente forme parte de nuestra rutina, al igual que la tarea de cepillarte los dientes o cenar (son cosas que no apuntamos en nuestra lista de tareas). Tenemos que tener en mente simplemente “quitarnoslo de encima” y pasar a otra cosa más importante.

No procrastinar

Somos imperfectos todos, a veces la fuerza de voluntad nos falla y no hacemos todas las tareas que nos hemos propuesto, a esto se le llama procrastinar. Además por si fuera poco el mundo puede ser muy imprevisible a veces, o simplemente calculamos mal cuántas cosas somos capaces de hacer, obligándonos de nuevo dejar cosas para mañana. Para no tener tareas permanentemente migrando a mañana (el cual nunca llega, ya que mañana lo dejaremos otra vez para mañana), te recomiendo poner la fecha en cada tarea que pospones. De esta forma serás más consciente de cuánto tiempo la llevas posponiendo.

Espero que este post te haya servido para ser más productivo y sacar más jugo a tu día a día. ¿Y tú, cómo organizas tu lista de tareas?

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